Riview buku I
Nama Buku: Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI
Penerbit: Erlangga
Kurikulum: 2013
BAB I : STANDARTD OPERATING PROCEDURE
PENGERTIAN SOP
SOP merupakan rangkain tata pelaksanan kerja yang diatur secara berurutan sehingga
terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
beberapa pengertian sop yang dikemukakan oleh parah ahli adalah sebagai berikut:
William wan donald dan pail h. Schwartz
Sop adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang ulang dalam ukuran yang spesifik atau sebagi suatu contoh yang berisi tata cara menegerjakan sesuatu
Gareth r. Jones
Sop merupakan bagian dari peraturantertulis yang membantu mengontrolperilkau anggota organisasi
Istyadi insani
Sop adalah petunjuk tetulis yang menggambarkan dengan tepat tahap-tahap pelaksanaan tugad ,pekerjaan, atau kegiatan
Tjipto atmoko
Sop merupakan pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator teknis, administaratif. Dan prosedural sesui tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Internation organization for standardization (iso) 2001 tentang manajemen mutu
Sop merupakan kehidupan dari system manajemen yang berfungsi sebagai pedoman, prosedur, dan intruksi kerja
ISTILAH ISTILAH LAIN TERKAIT SOP YANG PERLU DIKETAHUI
STANDAR PROSEDUR OPERASI (SOP) digunakan pada bidang perkebunan
PROSEDUR OPERASI STADAR(POS) digunakan pada bidang keagamaan
STANDAR OPERASIONAL BAKU (SOB) digunakan pada bidang industi
PROSEDUR TETAP (protap) istilah umum dalam birokrasi pemerintahan , khususnya dilingkungan militer dan kepolisisan
TUJUAN PENYUSUTAN SOP
Beberapa tujuann penyusutan SOP sebagai berikiu :
Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya
Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya
Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggu jawab setiap karyawan
Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan operational jalannya organisasi
Menghindari kesalahan , kegagalan , keraguan , duplikasi dan inefisiensi
FUNGSI SOP
Memperjelas dan mempelancar pekerjaan dari setiap unit kerja sesui prosedur kerja.
Karyawan lebih displin , mandiri, konsisten dalam bekerja
Sebagai landasan hukum jika ada kesalahan
Karyawan lebih percaya diri sehingga tau apa yang harus dikerjakan
Membantu evaluasi setiap proses kerja operational perusahaan
Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan
Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian kegiatan dalam organisasi
JENIS JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
BERDASARKAN KEGIATAN
SOP ADMINISTRATIF
Adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang bersifat administrative yaitu pekerjaan yang sifatnya umum , melibatkan banyak orang, atau dilaksanakan perusahaan. Contohnya sop penanganan surat masuk , sop pemiliharaan computer kantor
SOP TEKNIS
Adalah prosedur operasi standar yang tercatat secara detail, rinci, dan teliti serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kelompok kerja . biasanya sop ini berisi instuksi dan diterapkan dibidang keuangan, kearsipan, dokumntasi dan lain lain
BERDASARKAN BESAR KEGIATAN
SOP MAKRO
Adalah, integrasi dari beberapa sop yang lebh kecil yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksanaa
SOP MIKRO
Adalah sop yang merupakan gambaran kegiatan dari begian besar dan direbut sebagai sub atau bagian sop
BERDASARKAN KELENGKAPAN KEGIATAN
SOP FINAL
Yaitu sop yang berdasarkan cakupan kegiatan nya telah menghasilkan produk utama
SOP PERSIAL
Adalah sop yang cakupan kegiatannya belum menghasilkan prosuk utama dan memiliki serangkaian kegiatan selanjutnya
BERDASARKAN JENIS KEGIATAN
SOP GENERIK
Yaitu kegiatannya memiliki kesamaan langkah sehingga sop ini bisa diadopsi di unit kerja lain
SOP SPESIFIK
Adalah sop yang memiliki kegiatan khusus san tidak dapat diterapkan diunit kerja lain.
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Semua prosedur harus memenuhi beberapa prinsip yang diterapkan , yaitu sebagai berikut
Prinsip efisisinsi dan efektifitas
Prosedur dijadikan standar harus memenuhi beberapa target perkerjaan serta memerlukan sumber saya yang paling sikit
Prinsip berorientasi
Berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan anggota
Prinsip kejelasan dan kemudahan
Berarti sop yang disusun dengan jelas, sederhana , dan tidak terbelit-belit sehingga muda dimengerti dan dipahami
Prinsip Keselarasan
Berarti sop yang dibuat harus selaras dengan sop lain yang terkait
Prinsip Keterukunan
Berarti hasil, waktu , dan proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya
Prinsip Dinamis
Prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang
Prinsip Kepatuhan Hukum
Sop yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan
peraturan yang di perundang-unndangkan yang berlaku
Prinsip Kepastian Hukum
Sop yang disusun harus ditetapkan oleh pemimpin sebagai sebauh produk hukum yang harus ditaaati, dan dilaksanakan , serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum
Prinsip Tansparasi
Sop yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima maukan, baik dari karyawan maupun dari masyarakat
TEKNIK PENYUSUNAN SOP
Berikut ini adalah teknik penyusunan sop
Membentuk tim dan kelengkapannya
Memberikan pelatihan untuk anggota tim
Sosialisasi sop keseluruh unit
PRINSIP PENERAPAN SOP
Dalam melaksanakan sop , terdapat beberpa prisip yang haris dipenuhi , yaitu:
Efisien
Setiap aktivitas kerja diharapkan bias lebih cepat dan tepat.
Konsisten
Sop harus selalu dilakukan secara konsisten oleh siapa pun
Komitmen
Sop yang dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan
Mengikat
Sop harus mngikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
Perbaikan berkelanjut
Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan sop harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja yang lebih eefisien dan efektif
Memiliki peren penting
Seluruh karyawan mempunyai peran penting . karyawan yang tidak dapat melakssanakn perannya dengan baik akam menggangu proses kerja secara keseluruhan , bahkan dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan
FORMAT SOP
Sop memiliki bebrapa format, yaitu;
SIMPLE STEPS
Adalah bentuk sop yang paling sederhana, digunakan jika prosedur yang
disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan keputusan yang sedikit.
HIERARCHICAL
Digunakan ketika prosedur disusun lebih dri sepuluh langkah , memerlukan informasi yang lebih detail
GRAPHIC
Digunakan jika prosedur disusun menghendaki kegiatan spesifik dan banyak langkah
FLOWCHART
merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran proses yang menampilkan langkah-langkah, dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah
SIMBOL SIMBOL SOP
Untuk menyusun sop yang tepat, pada umumnya format yang digunaka adalah flowchart . berikut ini simbol yang digunakan dalam penyusunan flowchart
BAB II : PENGELOLAAN WAKTU SECARA PRODUKTIF
PENGLOLAAN WAKTU
Pengelolaan waktu adalah pengoordinasian dan pengintregasian sumber daya yang berharga sedemikian rupa sehingga mencapai tujuan yang diharapkan
Berikut ini adalah pengertian manajemen waktu menurut para ahli:
Iman maulana
Manajemen waktu adalah perancanaan, pengoorganisasian , penggerakan ,dan pengawasan produktivitas waktu
Rosemery mcmaho
Manajeman waktu adalah pengaturan sasaran dan pencapaian tujuan sebelum orang mengelola waktu
Harold taylor
Manajemen waktu adalah pencapain sasaran utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan yang tidak berarti dan sering memakan banyuak waktu
B. l . marquis c. j huston
Manajemen waktu adalah membuat penggunaan waktu yang ada secara optimal
Dalam bahasa yunani, terdapat tiga istila yang berkaitan dengan waktu , yaitu :
Hora : jangka waktu untuk menentukan kegiatan, misalnya 5 menit ,1 jam , atau harus selesai tangal 10 bulan ini
Chronos: urutan kegiatan waktunya dapat diukur dengan jam , hari, bulan, tanggal, atau tahun
Kairos: waktu yang sangat berharga atau berarti bagi kehidupan karna waktu tidak dapat diputar kembali
Berdasarkan pengertian tersebut, waktu memiliki sifat unik yaitu antara lain :
Waktu tidak dapat diputar ulang
Waktu tidak dapat digantikan oleh apa pun
Waktu tidak dapat ipindahkan ke orang lain
Waktu tidak dapat dijual atau dibeli
Waktu terus berjalan dan tidak dapat berhenti
Waktu tidak dapat ditabung atau di hemat
Waktu tidak dapat dikurang atau di tambah
Terdapat tiga cra untuk mengatur waktu , yaitu:
Menetapkan tujuan
Tujuan merupakan target yang inggin dicapai.
Membuat perencanaan
Buatlah rencana yang inggin dicapai untuk memperoleh gambaran cara mengerjakannya
Melakukan tindakan
Segerahlah melakukan pekerjaan sesuai dengan terget dan rencana yng telah
ditetapkan
PENGERTIAN PENGELOLAAN WAKTU
Manajeme waktu adalah proses pencapaian suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dengan mengatur waktu sebagai sumber daya tertentu secara efektif dan efisien
Berikut langkah langkah dalam mengelolah manajeman waktu:
Buatlah daftar pekerjaan
Tuliskan hal yang akan dikerjakan atau dilakukan dalam sehari hari
Tuliskan tujuan utama anda berdasarkan skala prioritas
Kerjkan tugas mulai dari daftar yang teratas
Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap
pekerjaan\bagila sebuah tugas besar dalam beberapa tugas kecil
Tetapkan alokasi waktu serta target yang akan dicapai
Jangan menunda pekerjaan
Klakukan evaluasi . periksa batas waktu penerapan pada jadwal yang telah dibuat
MANFAAT PENGELOLAN WAKTU
Manfaat adanya pengelolaan waktu , sebagai berikut
Menigkatkan disiplin diri
Mangatur kegiatan pribadi dengan efektif dan efisien sehingga mampu memberikan hasil kerja optimal
Meningkatkan produktifitas kerja
Menentukan skala prioritas pekerjaan
Merencanakan program jangka panjang
Menghindari rasa kesal
FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGELOLAAN WAKTU
Taylor, seorang ahli dalam bidang manajemen mengemukakan faktor-faktor pengelolaan waktu, antara lain adaah sebagai berikut:
Jenis kelamin
Usia
Pengaturan diri
Motivasi
Pencapaian tujuan
PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN WAKTU
Berikut ini adalah prinsip-prinsip manajemen waktu yang dapat anda jadika landasan dalam mengelolah waktu
J.J REZA mengungkapkan prinsip pengellaan waktu harus memiliki sasaran . sasaran tersebut haruslah SMART, yang berarti
Specific
Rencana yang dibuat harus jelas dan terperinci
Measurable
Dalam mengelola waktu, anda harus dapat menganalisis dan mengukur waktu yang ditentukan
Attainable
Tujuan harus dapat dicapai dengan mengetahui kondiri internal
Realistic
Sasaran dan tujuan harus sesuai dengan sumber daya yang dimiliki dan masuk akal
Time-bound
Sasaran harus terkait waktu tertentu
Dr. YAN YAGER dengan prinsip manajemen waktu sebagai berikut
Tetapkan sasaran yang ingin dicapai
Selalu berusaha untuk mencapai tujuan
Lakukan sesuatu sesuai skala prioritas
Konsentransi pada sasaran yang inggin dicapai
Tentukan batas waktu yang realitis
Lakukan sekarang juga
Selalu menjaga keseimbangan kehidupan dalam melaksanakan aktifitas yang rutin
TEKNIK PENGELOLAAN WAKTU
Berikut adalah teknik pengelolaan waktu
Menentukan utrutan prioritas
Urutan prioritas adalah daftar pekerjaan yang harus didahulukan atau diutamakan
Menentukan delegasi
Yaitu pelimpahan sebagian tugas dan pekerjaan kepada orang yang tepat dengan tujuan meningkatkan efisiensi waktu krja dan efektifitas kinerja
Memiliki perilaku asertif
Jika seorang dapat melimpahkan pekerjaan kepad anda, biasanya anda tidak berani menolak karna tidak tega dan takut membuat tersinggung. Namun, dalam mengelolah waktu dengan baik , anda harus berani berkata tidak jika mengang anda tidak bisa
EVALUASI PENGELOLAAN WAKTU
Pengertian evaluasi penggunaan waktu
Mengevaluasi penggunaan waktu adalah sesuatu proses untuk menentukan nilai hasil dari suatu kegiatan yang telah dikerjakan sesuai dengan tujuan dan waktu yang ditentukan
Tujuan evaluasi penggunaan waktu
Untuk menilai seluruh kegiatan yang telah dilakukan oleh karyawan dalam melaksanakan tanggu jawab nya.
Manfaat evaluasi penggunaan waktu
Manfaatnya dalah sebagai berikut
Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk menghasilkan pekerjaan
Mengetahui berpa waktu yang digunakan untuk waktu membaca, memahami, dan belajar
Menegetahui berapa waktu perjalanan anda menuju tempat kerja atau sekolah dan pulang kembali kerumah
Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk beristirahat
Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk keluarga dan untuk brsosialisasi denga masyarakat
BAB III : OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
Pengertian otomatisasi
Otomatisasi berasal dari bahasa inggris yaitu automation yang berarti pengunaan peralatan secara otomatis
Berikut pengertian otomatisasi menurut para ahli , adalah sebagai berikut:
G.R. terry
Otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalannkan tanpa pengikut sertaan manusia, kecuali untuk menekantombol penggerak.
McLoed
Otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang
yang berada di dalam atau diluar perusahaan
Sedermayati
Otomatisasi adalah cara pelaksanaan otomatis denagn pemanfaatan yang menyeluiruh dan seefisien mungkin sehingga bahan dan sumber daya yang ada dapat digunakan secara maksimal
Azhar susanto
Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk mengikat produktifitas karyawan
Tujuan otomatisasi kantor
Tujuan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:
Menggabungkan penerapan teknologi
Memperbaruhi proses pelaksanaan pekerjaan dikantor
Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Meningkatkan komunikasi yang baik antar menejemen
Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat
Manfaat otomatisasi
Berikut adalah manfaat otomatisasi kantor bagi perusahaan
Pendapatan yang lebi tinggi
Otomatisasi kantor ternyata dapat mengingkatkan pendapatan yang lebih tinggi.
Membantu pemecahan masalah dalam tim
Masalah dapat trjadi dimana saja, kapansaja, dan menimpa siapa saja,
tidak terkecuali mereka yang bekerja sama salam sebuah timotomatisasi kantor dapa memecahkan masalah , terutama dalam permasalah komunikasi
Membantu dalam kommunikasi bisnis
Kegiata denga relasi sangat perlu dalam menjalin hubungan yang baik, hal ini perlu dilakukan untuk menjaga hubungan yang berkelanjutan dalam waktu yang lama
Dampak positif otomatisasi perkantoran
Berikut ini adalah dampak positif dari otomatisasi perkantoran:
Pekerjaan lebih cepat dan rapi
Penenganan informasi jadi lebih mudah
Kesalah kesalah dapat cepat diperbaiki
Bertambahnya kesempatan pekerjaan
Waktu kerja menjadi sangat singkat
Pekerjaan menjadi ringan
Pelayanan kantor lebih luwes
Dampak negatif otomatisai perkantoran
Dampak negatif dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Karyawan cendrung bergantung pada mesin
Timbulnya masalah kesehatan
Berkurangnya intraksi sesama karyawan
Beimplikasi pada perusahaan
Diperlunya waktu untuk beradaptasi dengan perubahan
Menimbulkan keresahan dipihak karyawan
Belum tersedianya softwere yang dibutuhkan
BAB IV : PENERAPAN OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGUNAAN OTOMATISASI KANTOR
Pada dasarnya , otomatisasi kantor digunakan oleh semua personel kantor yang bekerja dikantor. Namun, terdapat empat pengguna utama yang paling banyak menggunakannya, yaitu sebagai berikut:
Manajer merupakan orang yang bertanggu jawab mengelola sumber daya perusaan dengan menggunakan fungsi sungsi manajerial, seperti merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan dam mengontrol aktifitas kerja dikantor
Profesional meupakan orang yang bekerja sesuai dengan keahlian yang dimilikinya
Sekretaris adalah orang yang bekerja dan dipercaya memantu pemimpin untuk melaksanakan pekerjaan dibidang administrasi atau tugas lain lainnya
Pegawai administrasi kantor adalha karyawan yang bekerja dibidang administrasi
JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR
Pengola kata (word processing)
Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.
Surat email (e-mail)
Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Pesan suara ( voice mail)
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Kalender elektronik ( electronic calendering)
Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.
Konferensi audio (audio conference)
Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi
merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone.
Konferensi vidio (vidio conference)
Konfrensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.
Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.
Transmisi faksimile
merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.
Teks bergerak atau vidio teks (video text)
adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase.
Image storage and retrieval
Merupakan pengenalan karakter secara optik untuk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder
Deskop publishing (DPT)
Merupakan penggunaan komputer dan perangkat lunak untuk membuat tampilan visual dari ide dan informasi dan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetting
PERTIMBANGAN OTOMATISASI KANTOR
Otomatisi kantor memungkinkan penggunaan dapat melaksanakan pekerjaan kantor di lokasi mana saja selama lokasi tersebut terhubung dengan jaringan internet dengan menggunakan pc , laptop, smartphone untuk berkoneksi
Diterapkannya otomatisasi kantor tentu saja memudahkan penggunnya
menyelesaikan pekerjaan. Kantor virtual mulai muncul sekitar tahun 1970-an. Saat itu mulai berkembang mikro komputer dan peralatan yang memungkinkan seseorang bekerja dari tempat lan dan tidak harus datang ke kantor secara tetap
Namun, tidak dapat dimungkinkan bahwa saat ini keberadaan kantor dalam bentuknyata tetap dibutuhkan, terutama untuk instansi pemerintaham, namun
untuk perusaan swasta atau pribadi , otomatisasi kantor dalam bentuk kantor virtual dapat menjadikan pilihan alternatif .
Kelebihan dari kantor virtual adalah sebgai berikut :
Efisinsi waktu
Efisiensi tempat
Efensiensi biaya
Jaringan komunikasi formal
Pengurangan penghentian proses kerja
Kekurangan dari kantor virtual , diantara lain sebagai berikut :
Kurangnya rasa memiliki
Rendahnya semngat kerja
Tekanan keluarga
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN DARI BUKU PERTAMA
Kelebihan dari buku pertama adalah sebagai berikut :
Simbol dan pengertian para ahli lebih lengkap
Terdapat beberapa contoh gambar sehingga lebih muda di mengerti
Kelemahan dari buku pertama:
Banyak menggunakan kata-kata asing sehingga sedikit sulit untuk memehaminya
Kata-katanya sedikit terbelit belit terbelit- belit
KESIMPULAN
Buku yang diterbitkan oleh ERLANGGA sangat bagus akan tetapi lebih baik pembahasan otomatisasi digabungi dalam satu bab agar siswa lebih bisa memehaminya lebih baik lagi.
Riview buku II
Nama Buku: Administrasi Perkantoran Kelas XI
Penerbit: Yudhistira
Kurikulum: 2013
BAB I : MENYUSUN STANDARD OPERATING PROCUDURE (SOP)
PENGERTIAN SOP
SOP adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan . sop dibuat dan didokumentasikan secara tertulis yang
memuat prosedur karja secara rinci dan sistematis. Prosedur kerja tersebut
haruslah muda dipahami dan dapat diimplementasikan dengan aik dan konsisten oleh pelaku
TUJUAN SOP
Sop merupakan tahapan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. Utuk itu , sop yng baik harus berdasarkan pada tujuan-tujuan berikut:
Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggu jawab kepada
pegawai yang menjalankannya.
Memudahkan proses pemahman staff secara isitematis dan general
Menghindari error dalam proses kerja
Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan.
Memudahkan dalam hal menitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja
Menghemat waktu dalam program training , karna dalam sop
terususn secara sistematis
FUNGSI SOP
Secara rinci fungsi sop antara lain sebagai berik:
Memprlancar tugas pegawai
Sebagai dasar hukum apabila bila terjadi kesalahan
Mengarahkan pegawai untuk sama-sama displin dalam bekerja
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
RUANG LINGKUP SOP
Ruang lingkup sop meliputi semua proses yang terjadi dalam suatu perusahaan baik administrasi maupun tindakan langsug, baik internal
maupun ekternal perusaan yang dilaksanakan oleh tiap-tiap unit dapertemen
JENIS-JENIS SOP
Sop yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksnakan pekerjaan rutin dapat dibagi menjadi eberapa jenis seperti berikut:
SOP bedasarkan sifat kegiatan
Bedasarkan sifat kegiatannnya , sop dikategorikan kedalam dua jenis seperti berikut:
SOP TEKNIS
Sop teknis adalah prosedur satndar yang snagat rinci dari
kegaiatn yang dilakukan oleh satu orang aperatur atau jabatan. Sop teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim
SOP ADMINISTRATIF
SOP adminitratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegian yang dilakukan oleh lebih dari satu
orang aperatur atau pelaksanaan dengan lebih dari satu peran atau jabatan
SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan
Menurut cakupan nya sebagai berikut:
SOP MAKRO
Mencakup beberapa sop mikro yang mencerminkan bagian dari kegiata berikut atau sop yang merupakan integrasi dari beberapa sop mikro yang membentuk serangkain kegiatan dalam sop tersebut
SOP MIKRO
Merupakan bagioan dari sop makro atau sop kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan sop yang lebih besar cakpannya
SOP menurut cakupan dalam kelngkapan kegiatan
Sop menurut cakupan dan kelengkapan dikategorikan sebagai beriku:
SOP FINAL
Adalh sop yang berdasaekan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama atau produk yang paling akhir
SOP PARSIAL
Adalah sop yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama sehingga memiliki rangkaian
kegiatan lanjutana
SOP menurut cakupan dan jenis kegiatanya
Sop menurut cakupan dan jenis kegiatannya dikategorikan kedalm dua jenis , yaitu:
SOP GENERIK
Adalah sop berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif
memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di sop kan maupun
dari tahapan kegiatan dan pelaksanaan
SOP SPESIFIK
Adalah sop berdasaran sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di sop kan , tahapan kegiatan, actor, dan tempat sop tersebut diterapkan
SIMBOL-SIMBOL SOP
simbol-simbol yang dipakai dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut:
Flow direction symbols
Processing symbol
Processing symbol menunjukan jenis operasi pengelohan dalam suatu proses
Input/ output symbol
input/output symbol menunjukan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Agar sop dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan , maka penyusunan sop harus memenuhi prinsip-prinsip berikut:
Kemudahan dan kejelasan
Efisiensi dan efektifitas
Perhatian dan keselarasan
Keterukunan
Dinamis
Berorientasi pada pengguna
Kepatuhan dan kepastian hukum
FORMAT SOP
Secara umum format sop dapat kita kategorikan kedaalm empat jenis , yaitu sebagi berikut:
Simple steps
Adalah bentuk sop yang paling sederhana .digunakan dalam situasi yang hanya ada beberapa orang yang akan melaksankan prosedur yang telah disusun
Hierarchial steps
Merupakan format pengembangan dari simpe steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang , lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail
Graphic
Format grafik dipilih jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik
Flowchart
Merupkan format yang biasa digunakan jika dalam sp tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak.
ANATOMI DAN PENDOKUMENTASIAN SOP
Anatomi sop dan pendokumentasian sop memuat hal-hl sebagai berikut
Identitas sop
Halaman judul/cover
Judul
Instansi /satuan kerja
Tahunan pembuatan \informasi lain yang diperlukan/alamat
Instansi
Uraian sop
Nama sop, nama prosedur kerja yang di sop-kan
Satuan kerja/untik kerja
Nomor, nomor prosedur kerja yang disop-kan
Tanggal pembuatan sop
Tanggal revisi
Tanggal efektif
Pengesahan oleh pejabat yang berwewenang
Dasar hokum
Ketrkaitan, keterkaian dengan standar kerja yang lain
Peringatan
Kualifikasi personel
Perlengkapan dan peralatan
Flowchart
Nomor
Aktifitas
Pelaksanaan/actor
Mutu baku berupa:
Kelengkapan
waktu
Output
Keterangan
TEKNIK PENYUSUNAN SOP
Langkah-langkah penyusunan sop dapatdiuraikan sebagai berikut:
Persiapan peyusunan sop
Membantuk tim dan kelangkapannya
Memberikan pelatihan kepada anggota tim
Sosialisasi sop ke seluruh unit
Penilaian kebutuhan sop
Tujuan penilain kebutuhan sop
Aspek-aspek penilaian kebutuhan sop
Langkah-langkah penilaian kebtuhan
Peyusunan sop
Penyumpulan informasi dan identifikasi alternative sop
Analisis dan pemilihan alternative
Penulisan sop
Pengujian dan review sop
Pengesahan sop
BAB II : MANAJEMEN WAKTU
PENGERTIAN PENGELOLAAN ATAU MANAJEMEN WAKTU
Manajeman waktu adalah suatu kemampuan individu dalam menggunakan
waktu secara efektif dan efisinsi sehingga tercapai produktifitas yang
maksimal. Dengam manajeman waaktu , individu dapat memprioritaskan kegiatan yang sebenarnya memiliki konsekuensi tinggi untuk mentuntaskan tetapi cenderung ditunda-tunda penyelesaiannya .
FUNGSI DAN TUJUAN MANAJEMEN WAKTU
Fungsi dan tujuan manajemen waktu adalah :
Membantu kita membuat prioritas
Mengerangi kecendrungan untuk menunda
Membantu untuk menghindari tabrakan waktu
Memberi kebebasan dan kendali
Membantu kita menghindari perasaan bersalah
Membntu mengevauasi kemajuan kita
EFEK MANAJEMEN WAKTU
Orr dan tracy mengatakan bahwa efek dari manajemen waktu terbagi
menjadi 10 macam yaitu:
Dapat eningkatkan keteraturan hidup
Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja
Dapat meningkatkan penghasilan tiap individu
Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjan\dapat meningkatkan kepuasan kerja
Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu
Dapat meyelesaikan lebih banyak pekerjan
Dapat meningkatkan kecepatan kerja
Dapat mengikatkan kualitas dn produktifitas kerja
Menurunya tingkat stess pada individu
Dapat mengurangi kesalahan
ASPEK-ASPEK MANAJEMEN WAKTU
Aspek dalam manajemen waktu mencakup adanya usaha untuk hal-hal lain antara sebagai berikut:
Menetapkan tujuan
Menyusun prioritas
Menyusun jadwal
Bersikap asertif
Menghindari penundaan
Meminumumkan waktu yang terbuang
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MANAJEMEN WAKTU
Factor-faktor yang mempengaruhi manajemen waktu adalah sebagai berikut:
Adanya target yang jelas
Adanya prioritas kerja
Penundaan pekerjaan
Pendelegasian tugas
Penataan ruang kerja
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN WAKTU
Prinsip manajemen waktu antra lain sebagai berikut:
MENYUSUN RENCANA
FOKUS
HINDARI INTERUPSI
TEKNIK MANAJEMEN WAKTU
Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam manajemen waktu yaitu sebagai beriku,
Teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas
Menentukan urutan skala prioritas
Berikut ini adalah emapat krikteria skala prioritas
Mendedsak dan penting
Penting
Mendesak
Tidak mendesdak dan tidak penting
Langkah- langkah menyusun prioritas
Bebrapa langkah menyusun prioritas anatara lain sebagai berikut:
Periksa kembali tujuan besar dalam hidup anda besertaterget waktu pencapaiannya
Pencapain tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap.
Teknik manajemen waktu berdasarkan delegasi
Unsure-unsur degelasi antara lain sebagai berikut;
Apa yang diberi di degelasikan
Saling terbuka anatara diberi degelasi dan menerima degelasi
Transparasi tentang degelasi
Ada harapan yang diserahi degelasi
Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
Pengawasan yang wajar
Orang yang diresahi degelasi
Teknik manajemen waktu berdasarkan asertif
Arsetif adalah sesuatu kemampuan untuk mengomunikasikan apa yang
diinginkan ,dirasahkan, dan dipikirkan kepada orang lain, namun
dengan tetep menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan pihak lain
Terdapat beberapa teknik manajemen waktu asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik, yaitu sebagai berikut :
Memberika umpan balik
Meminta umpan balik dari orang lain
Menentukan batas
Membuat perintah
Berlaku persisten
Membingkai kembali
Mengabaikan provokasi
Merespon kritik
EVALUASI PENGGUNAAN WAKTU
Evaluasi merupakan proses penilaian, untuk menegenali bagaimana cara memenfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri , antara lain sebagai berikut:
Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?
Berppa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal
Berpa jam yang digunakan untuk menbaca, memehami, dan berbagi atas suatu pengetahuan dan pengalaman?
Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan waktu tempat bekerja
dan pulang kembali kerumah?
Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat , berolahraga, dan bersantai?
Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga
Berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar?
FAKTOR PENGHAMBAT PENGELOLAAN WAKTU
Faktor penghambat pengelolaan waktu antara lain sebagai berikut:
Menegerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak , baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati
Mengerjakan pekerjaan yang muda terlebih dahulu pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan sulit pada waktu lemah
Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu
penyelesain yang lama
Mengerjakan pekerjaan yang darurat sebelum mengerjakan pekerjaan penting
Menunda-nunda pekerjaan hingga mendekati batas waktu
Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa
BAB III : OTOMATISASI ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGERIAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomstisasi kantor adalh penggunaan alah elektronik untuk memudahkan komunikasi folmal dan informal terutama berkaitan anata komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Tujuan umumotamotisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Penerpan dan penggabungan teknologi
Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Memberikan kemampuan antarmanajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan baik
Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang baik dan cepat
MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN
Beberapa manfaat otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat dan tepat
Mengurangi kebutuhan dalam jumlah besar
Memerlukan sedikit tempat penyimpanan data
Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan
DAMPAK OTOMATISASI PERKANTORAN
Penggunaan otomatisai menimbulkan dampak seperti sebagai berikut
Dampak terhapat pekerjaan dan pekerja
Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai
Dampak terhadap manajemen menengah
Dampak terhadap operasi perusahaan
PENGUNAAN PERALATAN DALAM OTOMATISASI KANTOR
Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu:
Manajer
Profesional
Sekertaris
Pegawai adminisstrasi
PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR DALAM OTOMATISASI KANTOR
Penggunaaan peralaatan kantor dikelompokkan sebagai berikut:
Dilihat dari tenaga kerjanya
Mesin manual adalah mesin yang menggunakan tenaga manusia
Mesin listrik adalah mesin yang menggunakan tenaga listrik
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya
Masin mekanik adalah mesin yang komponennya tampak bergerak dalam operasinya
Mesin elektronik adalah mesin yang komponennya elektronik , berupa kabel-kabel
Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor
Mesin untuk mencataat bahan keterangan
Mesin untuk menghimpun bahan keterang
Mesin untuk mengelolah bahan keterangan
Mesin untuk memperbanyak bahan keterangan
Mesin untuk mengirim bahan keterangan
Mesin untuk meyimpan bahan keterangan
JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR
Berikut adalah jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran
Pengelolaan kata
Adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatisasi melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen
Surat elektronik
Adalah penngguunaaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim pesan
Voice mail
Voice mail memrlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian menggubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil
Kalender elektronik
Adalah penggunaaan jaringan komputer untuk meyimpan dan memeanggil acara yang telah diterapkan oleh manajer
Konferensi audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diatara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi
Konvrensi vidio
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghuungkan para
peserta konfrensi yang tersebar secara geografis
Konrfensi komputer
Adalh penggunaan jaringan komputer , sehingga memberi kemempuan seseorang untk melakuukan pertukaraan informasi
Transmisi faxsimili
Adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada suatu ujung saluran komunikasi
Vidio teks
Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CTR
Pencitraan
Beberapa jeis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpan dalm file agar informasi dapat dikembalikan jika perlu
Deskop publishing
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan outpu tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter
PENERAPAN OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN DENGAN VIRUUAL OFFICE
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis kmunikasi elektronik
Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor
Tradisional, penggunaan teknologi utama ditujukan untuk
mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas
Trasisional, ditandai dengan mulai digunakaannya proses data secaraelekronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan dan komunikasi yang berbasis komputer
Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi
Cara menerapkan
Beberpa cara yang dapat dilakukan untuk menerapkan beberapa kontor maya, adalah sebagai berikut:
Menyediaka suumber daya komputer
Menyediakan darana akses ke sumber daya informasi
Menyedikan peralatan nonkomputer
Menyiapkan sarana telepon yang dapat diahlikan
Menyedikan kelengkapan untuk panggilan konferensi
Membuat jadwal pertemuan komputer
Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur
Manfaat menerapkan kantor virtual dalam bisnis
Penerapan kantor virtual dalam dunia bisnnis memiliki beberapa manfaat aitu sebagai berikut:
Lebih fleksibel
Hemat biaya
Banyak pilihanpekerjaan
Penghasilan tak terbatas
Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
Keuntungan dan keruguan kantor virtual
Pelaksanaan kantor virtual tentu memiliki keuntungan dan kerugian. Berikut keuntungan dari kantor virtual
Penguranngan biaya fasilitas
Pengurangan biaya peralatan
Jaringan komunikasi formal
Pengurangan penghentian kerja
Kontribusi sosisal
Berikut adalah kerugian kantor virtual
Rasa tidak memiliki
Takut kehilangan pekerjaan
Semangat kerja yang rendah
Ketegangan keluarga
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN BUKU KE DUA
Kelebihan dari buku ke dua adalah :
Kata-katanya muda dipahami
Pembahasannya lengkap dan akurat
Tidak banyak pengulangan kata
Pada BAB I simbol sop dipisah membuat makin mudah dipahami
Kelemahan dari buku kedua adala sebagai berikut:
Hanya terdiri dari 4 BAB
Kurangnya gambar untuk jenis-jenis otomatisasi kantor
KESIMPULAN
Buku yang diterbitkan oleh penerbit YUDISTIRA ini lebih mudah dipahami dan pembahasannya sangat lengkap serta mudah di mengerti.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Dari kedua buku yang saya bandingkan ini dapat diambil kesimpulan bahwa perbedaan dari kedua buku tersebut adalah sebagai berikut:
Buku pertama menggunakan bahasa yang sulit dipahami, sedangkan buku kedua sangat mudah dipahami.
Buku pertama terdiri atas 5 BAB sedangkan buki kedua hanya terdiri atas 4 BAB.
Buku pertama menggunakan banyak tema berwarna orange, sedangkan buku kedua sangat simpel karena hanya menggunakan warna biru hanya di setiap judul.
Buku pertama menuliskan pendapat para ahli lebih lengkap di bandingkan buku kedua
SARAN
Saran saya sebagai penulis dengan penggunaan kosa kata yang di mengerti akan lebih baik.
Buku penerbit pertama: Erlangga
Buku penerbit kedua: Yudhistira
BAB II
PEMBAHASAN
2.1.1 Riview buku I
Pengarang : SRI ENDANG R.M.Pd. , SRI MULYANI S.Pd , dan Dra. SUYETTY
Editor : Puspa Rini dan Rikard Rahmat
Konsultan : M. Chaidir,Spd., MM.
BAB I : STANDARTD OPERATING PROCEDURE
PENGERTIAN SOP
SOP merupakan rangkain tata pelaksanan kerja yang diatur secara berurutan sehingga
terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
beberapa pengertian sop yang dikemukakan oleh parah ahli adalah sebagai berikut:
William wan donald dan pail h. Schwartz
Sop adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang ulang dalam ukuran yang spesifik atau sebagi suatu contoh yang berisi tata cara menegerjakan sesuatu
Gareth r. Jones
Sop merupakan bagian dari peraturantertulis yang membantu mengontrolperilkau anggota organisasi
Istyadi insani
Sop adalah petunjuk tetulis yang menggambarkan dengan tepat tahap-tahap pelaksanaan tugad ,pekerjaan, atau kegiatan
Tjipto atmoko
Sop merupakan pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator teknis, administaratif. Dan prosedural sesui tata kerja,prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Internation organization for standardization (iso) 2001 tentang manajemen mutu
Sop merupakan kehidupan dari system manajemen yang berfungsi sebagai pedoman, prosedur, dan intruksi kerja
ISTILAH ISTILAH LAIN TERKAIT SOP YANG PERLU DIKETAHUI
STANDAR PROSEDUR OPERASI (SOP) digunakan pada bidang perkebunan
PROSEDUR OPERASI STADAR(POS) digunakan pada bidang keagamaan
STANDAR OPERASIONAL BAKU (SOB) digunakan pada bidang industi
PROSEDUR TETAP (protap) istilah umum dalam birokrasi pemerintahan , khususnya dilingkungan militer dan kepolisisan
TUJUAN PENYUSUTAN SOP
Beberapa tujuann penyusutan SOP sebagai berikiu :
Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya
Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya
Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggu jawab setiap karyawan
Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan operational jalannya organisasi
Menghindari kesalahan , kegagalan , keraguan , duplikasi dan inefisiensi
FUNGSI SOP
Memperjelas dan mempelancar pekerjaan dari setiap unit kerja sesui prosedur kerja.
Karyawan lebih displin , mandiri, konsisten dalam bekerja
Sebagai landasan hukum jika ada kesalahan
Karyawan lebih percaya diri sehingga tau apa yang harus dikerjakan
Membantu evaluasi setiap proses kerja operational perusahaan
Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan
Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian kegiatan dalam organisasi
JENIS JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
BERDASARKAN KEGIATAN
SOP ADMINISTRATIF
Adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang bersifat administrative yaitu pekerjaan yang sifatnya umum , melibatkan banyak orang, atau dilaksanakan perusahaan. Contohnya sop penanganan surat masuk , sop pemiliharaan computer kantor
SOP TEKNIS
Adalah prosedur operasi standar yang tercatat secara detail, rinci, dan teliti serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kelompok kerja . biasanya sop ini berisi instuksi dan diterapkan dibidang keuangan, kearsipan, dokumntasi dan lain lain
BERDASARKAN BESAR KEGIATAN
SOP MAKRO
Adalah, integrasi dari beberapa sop yang lebh kecil yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksanaa
SOP MIKRO
Adalah sop yang merupakan gambaran kegiatan dari begian besar dan direbut sebagai sub atau bagian sop
BERDASARKAN KELENGKAPAN KEGIATAN
SOP FINAL
Yaitu sop yang berdasarkan cakupan kegiatan nya telah menghasilkan produk utama
SOP PERSIAL
Adalah sop yang cakupan kegiatannya belum menghasilkan prosuk utama dan memiliki serangkaian kegiatan selanjutnya
BERDASARKAN JENIS KEGIATAN
SOP GENERIK
Yaitu kegiatannya memiliki kesamaan langkah sehingga sop ini bisa diadopsi di unit kerja lain
SOP SPESIFIK
Adalah sop yang memiliki kegiatan khusus san tidak dapat diterapkan diunit kerja lain.
PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Semua prosedur harus memenuhi beberapa prinsip yang diterapkan , yaitu sebagai berikut
Prinsip efisisinsi dan efektifitas
Prosedur dijadikan standar harus memenuhi beberapa target perkerjaan serta memerlukan sumber saya yang paling sikit
Prinsip berorientasi
Berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan anggota
Prinsip kejelasan dan kemudahan
Berarti sop yang disusun dengan jelas, sederhana , dan tidak terbelit-belit sehingga muda dimengerti dan dipahami
Prinsip Keselarasan
Berarti sop yang dibuat harus selaras dengan sop lain yang terkait
Prinsip Keterukunan
Berarti hasil, waktu , dan proses pencapaian pekerjaan dapat diukur kuantitas serta kualitasnya
Prinsip Dinamis
Prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang
Prinsip Kepatuhan Hukum
Sop yang disusun telah menjamin prosedur yang distandarkan sesuai dengan
peraturan yang di perundang-unndangkan yang berlaku
Prinsip Kepastian Hukum
Sop yang disusun harus ditetapkan oleh pemimpin sebagai sebauh produk hukum yang harus ditaaati, dan dilaksanakan , serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum
Prinsip Tansparasi
Sop yang dilaksanakan harus jelas dan siap untuk menerima maukan, baik dari karyawan maupun dari masyarakat
TEKNIK PENYUSUNAN SOP
Berikut ini adalah teknik penyusunan sop
Membentuk tim dan kelengkapannya
Memberikan pelatihan untuk anggota tim
Sosialisasi sop keseluruh unit
PRINSIP PENERAPAN SOP
Dalam melaksanakan sop , terdapat beberpa prisip yang haris dipenuhi , yaitu:
Efisien
Setiap aktivitas kerja diharapkan bias lebih cepat dan tepat.
Konsisten
Sop harus selalu dilakukan secara konsisten oleh siapa pun
Komitmen
Sop yang dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan
Mengikat
Sop harus mngikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
Perbaikan berkelanjut
Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan sop harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja yang lebih eefisien dan efektif
Memiliki peren penting
Seluruh karyawan mempunyai peran penting . karyawan yang tidak dapat melakssanakn perannya dengan baik akam menggangu proses kerja secara keseluruhan , bahkan dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan
FORMAT SOP
Sop memiliki bebrapa format, yaitu;
SIMPLE STEPS
Adalah bentuk sop yang paling sederhana, digunakan jika prosedur yang
disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan keputusan yang sedikit.
HIERARCHICAL
Digunakan ketika prosedur disusun lebih dri sepuluh langkah , memerlukan informasi yang lebih detail
GRAPHIC
Digunakan jika prosedur disusun menghendaki kegiatan spesifik dan banyak langkah
FLOWCHART
merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran proses yang menampilkan langkah-langkah, dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah
SIMBOL SIMBOL SOP
Untuk menyusun sop yang tepat, pada umumnya format yang digunaka adalah flowchart . berikut ini simbol yang digunakan dalam penyusunan flowchart
BAB II : PENGELOLAAN WAKTU SECARA PRODUKTIF
PENGLOLAAN WAKTU
Pengelolaan waktu adalah pengoordinasian dan pengintregasian sumber daya yang berharga sedemikian rupa sehingga mencapai tujuan yang diharapkan
Berikut ini adalah pengertian manajemen waktu menurut para ahli:
Iman maulana
Manajemen waktu adalah perancanaan, pengoorganisasian , penggerakan ,dan pengawasan produktivitas waktu
Rosemery mcmaho
Manajeman waktu adalah pengaturan sasaran dan pencapaian tujuan sebelum orang mengelola waktu
Harold taylor
Manajemen waktu adalah pencapain sasaran utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan yang tidak berarti dan sering memakan banyuak waktu
B. l . marquis c. j huston
Manajemen waktu adalah membuat penggunaan waktu yang ada secara optimal
Dalam bahasa yunani, terdapat tiga istila yang berkaitan dengan waktu , yaitu :
Hora : jangka waktu untuk menentukan kegiatan, misalnya 5 menit ,1 jam , atau harus selesai tangal 10 bulan ini
Chronos: urutan kegiatan waktunya dapat diukur dengan jam , hari, bulan, tanggal, atau tahun
Kairos: waktu yang sangat berharga atau berarti bagi kehidupan karna waktu tidak dapat diputar kembali
Berdasarkan pengertian tersebut, waktu memiliki sifat unik yaitu antara lain :
Waktu tidak dapat diputar ulang
Waktu tidak dapat digantikan oleh apa pun
Waktu tidak dapat ipindahkan ke orang lain
Waktu tidak dapat dijual atau dibeli
Waktu terus berjalan dan tidak dapat berhenti
Waktu tidak dapat ditabung atau di hemat
Waktu tidak dapat dikurang atau di tambah
Terdapat tiga cra untuk mengatur waktu , yaitu:
Menetapkan tujuan
Tujuan merupakan target yang inggin dicapai.
Membuat perencanaan
Buatlah rencana yang inggin dicapai untuk memperoleh gambaran cara mengerjakannya
Melakukan tindakan
Segerahlah melakukan pekerjaan sesuai dengan terget dan rencana yng telah
ditetapkan
PENGERTIAN PENGELOLAAN WAKTU
Manajeme waktu adalah proses pencapaian suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dengan mengatur waktu sebagai sumber daya tertentu secara efektif dan efisien
Berikut langkah langkah dalam mengelolah manajeman waktu:
Buatlah daftar pekerjaan
Tuliskan hal yang akan dikerjakan atau dilakukan dalam sehari hari
Tuliskan tujuan utama anda berdasarkan skala prioritas
Kerjkan tugas mulai dari daftar yang teratas
Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap
pekerjaan\bagila sebuah tugas besar dalam beberapa tugas kecil
Tetapkan alokasi waktu serta target yang akan dicapai
Jangan menunda pekerjaan
Klakukan evaluasi . periksa batas waktu penerapan pada jadwal yang telah dibuat
MANFAAT PENGELOLAN WAKTU
Manfaat adanya pengelolaan waktu , sebagai berikut
Menigkatkan disiplin diri
Mangatur kegiatan pribadi dengan efektif dan efisien sehingga mampu memberikan hasil kerja optimal
Meningkatkan produktifitas kerja
Menentukan skala prioritas pekerjaan
Merencanakan program jangka panjang
Menghindari rasa kesal
FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGELOLAAN WAKTU
Taylor, seorang ahli dalam bidang manajemen mengemukakan faktor-faktor pengelolaan waktu, antara lain adaah sebagai berikut:
Jenis kelamin
Usia
Pengaturan diri
Motivasi
Pencapaian tujuan
PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN WAKTU
Berikut ini adalah prinsip-prinsip manajemen waktu yang dapat anda jadika landasan dalam mengelolah waktu
J.J REZA mengungkapkan prinsip pengellaan waktu harus memiliki sasaran . sasaran tersebut haruslah SMART, yang berarti
Specific
Rencana yang dibuat harus jelas dan terperinci
Measurable
Dalam mengelola waktu, anda harus dapat menganalisis dan mengukur waktu yang ditentukan
Attainable
Tujuan harus dapat dicapai dengan mengetahui kondiri internal
Realistic
Sasaran dan tujuan harus sesuai dengan sumber daya yang dimiliki dan masuk akal
Time-bound
Sasaran harus terkait waktu tertentu
Dr. YAN YAGER dengan prinsip manajemen waktu sebagai berikut
Tetapkan sasaran yang ingin dicapai
Selalu berusaha untuk mencapai tujuan
Lakukan sesuatu sesuai skala prioritas
Konsentransi pada sasaran yang inggin dicapai
Tentukan batas waktu yang realitis
Lakukan sekarang juga
Selalu menjaga keseimbangan kehidupan dalam melaksanakan aktifitas yang rutin
TEKNIK PENGELOLAAN WAKTU
Berikut adalah teknik pengelolaan waktu
Menentukan utrutan prioritas
Urutan prioritas adalah daftar pekerjaan yang harus didahulukan atau diutamakan
Menentukan delegasi
Yaitu pelimpahan sebagian tugas dan pekerjaan kepada orang yang tepat dengan tujuan meningkatkan efisiensi waktu krja dan efektifitas kinerja
Memiliki perilaku asertif
Jika seorang dapat melimpahkan pekerjaan kepad anda, biasanya anda tidak berani menolak karna tidak tega dan takut membuat tersinggung. Namun, dalam mengelolah waktu dengan baik , anda harus berani berkata tidak jika mengang anda tidak bisa
EVALUASI PENGELOLAAN WAKTU
Pengertian evaluasi penggunaan waktu
Mengevaluasi penggunaan waktu adalah sesuatu proses untuk menentukan nilai hasil dari suatu kegiatan yang telah dikerjakan sesuai dengan tujuan dan waktu yang ditentukan
Tujuan evaluasi penggunaan waktu
Untuk menilai seluruh kegiatan yang telah dilakukan oleh karyawan dalam melaksanakan tanggu jawab nya.
Manfaat evaluasi penggunaan waktu
Manfaatnya dalah sebagai berikut
Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk menghasilkan pekerjaan
Mengetahui berpa waktu yang digunakan untuk waktu membaca, memahami, dan belajar
Menegetahui berapa waktu perjalanan anda menuju tempat kerja atau sekolah dan pulang kembali kerumah
Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk beristirahat
Mengetahui berapa waktu yang digunakan untuk keluarga dan untuk brsosialisasi denga masyarakat
BAB III : OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
Pengertian otomatisasi
Otomatisasi berasal dari bahasa inggris yaitu automation yang berarti pengunaan peralatan secara otomatis
Berikut pengertian otomatisasi menurut para ahli , adalah sebagai berikut:
G.R. terry
Otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalannkan tanpa pengikut sertaan manusia, kecuali untuk menekantombol penggerak.
McLoed
Otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang
yang berada di dalam atau diluar perusahaan
Sedermayati
Otomatisasi adalah cara pelaksanaan otomatis denagn pemanfaatan yang menyeluiruh dan seefisien mungkin sehingga bahan dan sumber daya yang ada dapat digunakan secara maksimal
Azhar susanto
Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk mengikat produktifitas karyawan
Tujuan otomatisasi kantor
Tujuan otomatisasi kantor adalah sebagai berikut:
Menggabungkan penerapan teknologi
Memperbaruhi proses pelaksanaan pekerjaan dikantor
Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Meningkatkan komunikasi yang baik antar menejemen
Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat
Manfaat otomatisasi
Berikut adalah manfaat otomatisasi kantor bagi perusahaan
Pendapatan yang lebi tinggi
Otomatisasi kantor ternyata dapat mengingkatkan pendapatan yang lebih tinggi.
Membantu pemecahan masalah dalam tim
Masalah dapat trjadi dimana saja, kapansaja, dan menimpa siapa saja,
tidak terkecuali mereka yang bekerja sama salam sebuah timotomatisasi kantor dapa memecahkan masalah , terutama dalam permasalah komunikasi
Membantu dalam kommunikasi bisnis
Kegiata denga relasi sangat perlu dalam menjalin hubungan yang baik, hal ini perlu dilakukan untuk menjaga hubungan yang berkelanjutan dalam waktu yang lama
Dampak positif otomatisasi perkantoran
Berikut ini adalah dampak positif dari otomatisasi perkantoran:
Pekerjaan lebih cepat dan rapi
Penenganan informasi jadi lebih mudah
Kesalah kesalah dapat cepat diperbaiki
Bertambahnya kesempatan pekerjaan
Waktu kerja menjadi sangat singkat
Pekerjaan menjadi ringan
Pelayanan kantor lebih luwes
Dampak negatif otomatisai perkantoran
Dampak negatif dari otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Karyawan cendrung bergantung pada mesin
Timbulnya masalah kesehatan
Berkurangnya intraksi sesama karyawan
Beimplikasi pada perusahaan
Diperlunya waktu untuk beradaptasi dengan perubahan
Menimbulkan keresahan dipihak karyawan
Belum tersedianya softwere yang dibutuhkan
BAB IV : PENERAPAN OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGUNAAN OTOMATISASI KANTOR
Pada dasarnya , otomatisasi kantor digunakan oleh semua personel kantor yang bekerja dikantor. Namun, terdapat empat pengguna utama yang paling banyak menggunakannya, yaitu sebagai berikut:
Manajer merupakan orang yang bertanggu jawab mengelola sumber daya perusaan dengan menggunakan fungsi sungsi manajerial, seperti merencanakan, mengorganisasikan, menggerakan dam mengontrol aktifitas kerja dikantor
Profesional meupakan orang yang bekerja sesuai dengan keahlian yang dimilikinya
Sekretaris adalah orang yang bekerja dan dipercaya memantu pemimpin untuk melaksanakan pekerjaan dibidang administrasi atau tugas lain lainnya
Pegawai administrasi kantor adalha karyawan yang bekerja dibidang administrasi
JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR
Pengola kata (word processing)
Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.
Surat email (e-mail)
Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Pesan suara ( voice mail)
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Kalender elektronik ( electronic calendering)
Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.
Konferensi audio (audio conference)
Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi
merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone.
Konferensi vidio (vidio conference)
Konfrensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.
Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.
Transmisi faksimile
merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan
membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.
Teks bergerak atau vidio teks (video text)
adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase.
Image storage and retrieval
Merupakan pengenalan karakter secara optik untuk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder
Deskop publishing (DPT)
Merupakan penggunaan komputer dan perangkat lunak untuk membuat tampilan visual dari ide dan informasi dan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetting
PERTIMBANGAN OTOMATISASI KANTOR
Otomatisi kantor memungkinkan penggunaan dapat melaksanakan pekerjaan kantor di lokasi mana saja selama lokasi tersebut terhubung dengan jaringan internet dengan menggunakan pc , laptop, smartphone untuk berkoneksi
Diterapkannya otomatisasi kantor tentu saja memudahkan penggunnya
menyelesaikan pekerjaan. Kantor virtual mulai muncul sekitar tahun 1970-an. Saat itu mulai berkembang mikro komputer dan peralatan yang memungkinkan seseorang bekerja dari tempat lan dan tidak harus datang ke kantor secara tetap
Namun, tidak dapat dimungkinkan bahwa saat ini keberadaan kantor dalam bentuknyata tetap dibutuhkan, terutama untuk instansi pemerintaham, namun
untuk perusaan swasta atau pribadi , otomatisasi kantor dalam bentuk kantor virtual dapat menjadikan pilihan alternatif .
Kelebihan dari kantor virtual adalah sebgai berikut :
Efisinsi waktu
Efisiensi tempat
Efensiensi biaya
Jaringan komunikasi formal
Pengurangan penghentian proses kerja
Kekurangan dari kantor virtual , diantara lain sebagai berikut :
Kurangnya rasa memiliki
Rendahnya semngat kerja
Tekanan keluarga
KELEBIHAN DAN KEKURANGAN DARI BUKU PERTAMA
Kelebihan dari buku pertama adalah sebagai berikut :
Simbol dan pengertian para ahli lebih lengkap
Terdapat beberapa contoh gambar sehingga lebih muda di mengerti
Kelemahan dari buku pertama:
Banyak menggunakan kata-kata asing sehingga sedikit sulit untuk memehaminya
Kata-katanya sedikit terbelit belit terbelit- belit
KESIMPULAN
Buku yang diterbitkan oleh ERLANGGA sangat bagus akan tetapi lebih baik pembahasan otomatisasi digabungi dalam satu bab agar siswa lebih bisa memehaminya lebih baik lagi.
Riview buku II
Nama buku: Administrasi Perkantoran Kelas XI
Penerbit: Yudhistira
Kurikulum: 2013
BAB I : MENYUSUN STANDARD OPERATING PROCUDURE (SOP)
PENGERTIAN SOP
SOP adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan . sop dibuat dan didokumentasikan secara tertulis yang
memuat prosedur karja secara rinci dan sistematis. Prosedur kerja tersebut
haruslah muda dipahami dan dapat diimplementasikan dengan aik dan konsisten oleh pelaku
TUJUAN SOP
Sop merupakan tahapan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. Utuk itu , sop yng baik harus berdasarkan pada tujuan-tujuan berikut:
Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggu jawab kepada
pegawai yang menjalankannya.
Memudahkan proses pemahman staff secara isitematis dan general
Menghindari error dalam proses kerja
Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan.
Memudahkan dalam hal menitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja
Menghemat waktu dalam program training , karna dalam sop
terususn secara sistematis
FUNGSI SOP
Secara rinci fungsi sop antara lain sebagai berik:
Memprlancar tugas pegawai
Sebagai dasar hukum apabila bila terjadi kesalahan
Mengarahkan pegawai untuk sama-sama displin dalam bekerja
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
RUANG LINGKUP SOP
Ruang lingkup sop meliputi semua proses yang terjadi dalam suatu perusahaan baik administrasi maupun tindakan langsug, baik internal
maupun ekternal perusaan yang dilaksanakan oleh tiap-tiap unit dapertemen
JENIS-JENIS SOP
Sop yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksnakan pekerjaan rutin dapat dibagi menjadi eberapa jenis seperti berikut:
SOP bedasarkan sifat kegiatan
Bedasarkan sifat kegiatannnya , sop dikategorikan kedalam dua jenis seperti berikut:
SOP TEKNIS
Sop teknis adalah prosedur satndar yang snagat rinci dari
kegaiatn yang dilakukan oleh satu orang aperatur atau jabatan. Sop teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim
SOP ADMINISTRATIF
SOP adminitratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegian yang dilakukan oleh lebih dari satu
orang aperatur atau pelaksanaan dengan lebih dari satu peran atau jabatan
SOP menurut cakupan dan besaran kegiatan
Menurut cakupan nya sebagai berikut:
SOP MAKRO
Mencakup beberapa sop mikro yang mencerminkan bagian dari kegiata berikut atau sop yang merupakan integrasi dari beberapa sop mikro yang membentuk serangkain kegiatan dalam sop tersebut
SOP MIKRO
Merupakan bagioan dari sop makro atau sop kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan sop yang lebih besar cakpannya
SOP menurut cakupan dalam kelngkapan kegiatan
Sop menurut cakupan dan kelengkapan dikategorikan sebagai beriku:
SOP FINAL
Adalh sop yang berdasaekan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama atau produk yang paling akhir
SOP PARSIAL
Adalah sop yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama sehingga memiliki rangkaian
kegiatan lanjutana
SOP menurut cakupan dan jenis kegiatanya
Sop menurut cakupan dan jenis kegiatannya dikategorikan kedalm dua jenis , yaitu:
SOP GENERIK
Adalah sop berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif
memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di sop kan maupun
dari tahapan kegiatan dan pelaksanaan
SOP SPESIFIK
Adalah sop berdasaran sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di sop kan , tahapan kegiatan, actor, dan tempat sop tersebut diterapkan
SIMBOL-SIMBOL SOP
simbol-simbol yang dipakai dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu sebagai berikut:
Flow direction symbols
Processing symbol
Processing symbol menunjukan jenis operasi pengelohan dalam suatu proses
Input/ output symbol
input/output symbol menunjukan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output
PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN SOP
Agar sop dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan , maka penyusunan sop harus memenuhi prinsip-prinsip berikut:
Kemudahan dan kejelasan
Efisiensi dan efektifitas
Perhatian dan keselarasan
Keterukunan
Dinamis
Berorientasi pada pengguna
Kepatuhan dan kepastian hukum
FORMAT SOP
Secara umum format sop dapat kita kategorikan kedaalm empat jenis , yaitu sebagi berikut:
Simple steps
Adalah bentuk sop yang paling sederhana .digunakan dalam situasi yang hanya ada beberapa orang yang akan melaksankan prosedur yang telah disusun
Hierarchial steps
Merupakan format pengembangan dari simpe steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang , lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail
Graphic
Format grafik dipilih jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik
Flowchart
Merupkan format yang biasa digunakan jika dalam sp tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak.
ANATOMI DAN PENDOKUMENTASIAN SOP
Anatomi sop dan pendokumentasian sop memuat hal-hl sebagai berikut
Identitas sop
Halaman judul/cover
Judul
Instansi /satuan kerja
Tahunan pembuatan \informasi lain yang diperlukan/alamat
Instansi
Uraian sop
Nama sop, nama prosedur kerja yang di sop-kan
Satuan kerja/untik kerja
Nomor, nomor prosedur kerja yang disop-kan
Tanggal pembuatan sop
Tanggal revisi
Tanggal efektif
Pengesahan oleh pejabat yang berwewenang
Dasar hokum
Ketrkaitan, keterkaian dengan standar kerja yang lain
Peringatan
Kualifikasi personel
Perlengkapan dan peralatan
Flowchart
Nomor
Aktifitas
Pelaksanaan/actor
Mutu baku berupa:
Kelengkapan
waktu
Output
Keterangan
TEKNIK PENYUSUNAN SOP
Langkah-langkah penyusunan sop dapatdiuraikan sebagai berikut:
Persiapan peyusunan sop
Membantuk tim dan kelangkapannya
Memberikan pelatihan kepada anggota tim
Sosialisasi sop ke seluruh unit
Penilaian kebutuhan sop
Tujuan penilain kebutuhan sop
Aspek-aspek penilaian kebutuhan sop
Langkah-langkah penilaian kebtuhan
Peyusunan sop
Penyumpulan informasi dan identifikasi alternative sop
Analisis dan pemilihan alternative
Penulisan sop
Pengujian dan review sop
Pengesahan sop
BAB II : MANAJEMEN WAKTU
PENGERTIAN PENGELOLAAN ATAU MANAJEMEN WAKTU
Manajeman waktu adalah suatu kemampuan individu dalam menggunakan
waktu secara efektif dan efisinsi sehingga tercapai produktifitas yang
maksimal. Dengam manajeman waaktu , individu dapat memprioritaskan kegiatan yang sebenarnya memiliki konsekuensi tinggi untuk mentuntaskan tetapi cenderung ditunda-tunda penyelesaiannya .
FUNGSI DAN TUJUAN MANAJEMEN WAKTU
Fungsi dan tujuan manajemen waktu adalah :
Membantu kita membuat prioritas
Mengerangi kecendrungan untuk menunda
Membantu untuk menghindari tabrakan waktu
Memberi kebebasan dan kendali
Membantu kita menghindari perasaan bersalah
Membntu mengevauasi kemajuan kita
EFEK MANAJEMEN WAKTU
Orr dan tracy mengatakan bahwa efek dari manajemen waktu terbagi
menjadi 10 macam yaitu:
Dapat eningkatkan keteraturan hidup
Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja
Dapat meningkatkan penghasilan tiap individu
Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjan\dapat meningkatkan kepuasan kerja
Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu
Dapat meyelesaikan lebih banyak pekerjan
Dapat meningkatkan kecepatan kerja
Dapat mengikatkan kualitas dn produktifitas kerja
Menurunya tingkat stess pada individu
Dapat mengurangi kesalahan
ASPEK-ASPEK MANAJEMEN WAKTU
Aspek dalam manajemen waktu mencakup adanya usaha untuk hal-hal lain antara sebagai berikut:
Menetapkan tujuan
Menyusun prioritas
Menyusun jadwal
Bersikap asertif
Menghindari penundaan
Meminumumkan waktu yang terbuang
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MANAJEMEN WAKTU
Factor-faktor yang mempengaruhi manajemen waktu adalah sebagai berikut:
Adanya target yang jelas
Adanya prioritas kerja
Penundaan pekerjaan
Pendelegasian tugas
Penataan ruang kerja
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN WAKTU
Prinsip manajemen waktu antra lain sebagai berikut:
MENYUSUN RENCANA
FOKUS
HINDARI INTERUPSI
TEKNIK MANAJEMEN WAKTU
Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam manajemen waktu yaitu sebagai beriku,
Teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas
Menentukan urutan skala prioritas
Berikut ini adalah emapat krikteria skala prioritas
Mendedsak dan penting
Penting
Mendesak
Tidak mendesdak dan tidak penting
Langkah- langkah menyusun prioritas
Bebrapa langkah menyusun prioritas anatara lain sebagai berikut:
Periksa kembali tujuan besar dalam hidup anda besertaterget waktu pencapaiannya
Pencapain tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap.
Teknik manajemen waktu berdasarkan delegasi
Unsure-unsur degelasi antara lain sebagai berikut;
Apa yang diberi di degelasikan
Saling terbuka anatara diberi degelasi dan menerima degelasi
Transparasi tentang degelasi
Ada harapan yang diserahi degelasi
Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
Pengawasan yang wajar
Orang yang diresahi degelasi
Teknik manajemen waktu berdasarkan asertif
Arsetif adalah sesuatu kemampuan untuk mengomunikasikan apa yang
diinginkan ,dirasahkan, dan dipikirkan kepada orang lain, namun
dengan tetep menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan pihak lain
Terdapat beberapa teknik manajemen waktu asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik, yaitu sebagai berikut :
Memberika umpan balik
Meminta umpan balik dari orang lain
Menentukan batas
Membuat perintah
Berlaku persisten
Membingkai kembali
Mengabaikan provokasi
Merespon kritik
EVALUASI PENGGUNAAN WAKTU
Evaluasi merupakan proses penilaian, untuk menegenali bagaimana cara memenfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri , antara lain sebagai berikut:
Berapa jam yang digunakan untuk melakukan perencanaan?
Berppa jam yang dimanfaatkan untuk bekerja optimal
Berpa jam yang digunakan untuk menbaca, memehami, dan berbagi atas suatu pengetahuan dan pengalaman?
Berapa jam yang dimanfaatkan untuk perjalanan waktu tempat bekerja
dan pulang kembali kerumah?
Berapa jam yang digunakan untuk beristirahat , berolahraga, dan bersantai?
Berapa jam yang dimanfaatkan untuk keluarga
Berapa jam yang digunakan untuk masyarakat sekitar?
FAKTOR PENGHAMBAT PENGELOLAAN WAKTU
Faktor penghambat pengelolaan waktu antara lain sebagai berikut:
Menegerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak , baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati
Mengerjakan pekerjaan yang muda terlebih dahulu pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan sulit pada waktu lemah
Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu
penyelesain yang lama
Mengerjakan pekerjaan yang darurat sebelum mengerjakan pekerjaan penting
Menunda-nunda pekerjaan hingga mendekati batas waktu
Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa
BAB III : OTOMATISASI ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGERIAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomstisasi kantor adalh penggunaan alah elektronik untuk memudahkan komunikasi folmal dan informal terutama berkaitan anata komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan produktifitas
TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN
Tujuan umumotamotisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Penerpan dan penggabungan teknologi
Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
Memberikan kemampuan antarmanajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan baik
Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang baik dan cepat
MANFAAT OTOMATISASI PERKANTORAN
Beberapa manfaat otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat dan tepat
Mengurangi kebutuhan dalam jumlah besar
Memerlukan sedikit tempat penyimpanan data
Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan
DAMPAK OTOMATISASI PERKANTORAN
Penggunaan otomatisai menimbulkan dampak seperti sebagai berikut
Dampak terhapat pekerjaan dan pekerja
Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai
Dampak terhadap manajemen menengah
Dampak terhadap operasi perusahaan
PENGUNAAN PERALATAN DALAM OTOMATISASI KANTOR
Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu:
Manajer
Profesional
Sekertaris
Pegawai adminisstrasi
PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR DALAM OTOMATISASI KANTOR
Penggunaaan peralaatan kantor dikelompokkan sebagai berikut:
Dilihat dari tenaga kerjanya
Mesin manual adalah mesin yang menggunakan tenaga manusia
Mesin listrik adalah mesin yang menggunakan tenaga listrik
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya
Masin mekanik adalah mesin yang komponennya tampak bergerak dalam operasinya
Mesin elektronik adalah mesin yang komponennya elektronik , berupa kabel-kabel
Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor
Mesin untuk mencataat bahan keterangan
Mesin untuk menghimpun bahan keterang
Mesin untuk mengelolah bahan keterangan
Mesin untuk memperbanyak bahan keterangan
Mesin untuk mengirim bahan keterangan
Mesin untuk meyimpan bahan keterangan
JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR
Berikut adalah jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran
Pengelolaan kata
Adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatisasi melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen
Surat elektronik
Adalah penngguunaaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim pesan
Voice mail
Voice mail memrlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian menggubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil
Kalender elektronik
Adalah penggunaaan jaringan komputer untuk meyimpan dan memeanggil acara yang telah diterapkan oleh manajer
Konferensi audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diatara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi
Konvrensi vidio
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghuungkan para
peserta konfrensi yang tersebar secara geografis
Konrfensi komputer
Adalh penggunaan jaringan komputer , sehingga memberi kemempuan seseorang untk melakuukan pertukaraan informasi
Transmisi faxsimili
Adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada suatu ujung saluran komunikasi
Vidio teks
Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar CTR
Pencitraan
Beberapa jeis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpan dalm file agar informasi dapat dikembalikan jika perlu
Deskop publishing
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan outpu tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter
PENERAPAN OTOMATISASI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN DENGAN VIRUUAL OFFICE
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis kmunikasi elektronik
Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor
Tradisional, penggunaan teknologi utama ditujukan untuk
mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas
Trasisional, ditandai dengan mulai digunakaannya proses data secaraelekronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan dan komunikasi yang berbasis komputer
Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi
Cara menerapkan
Beberpa cara yang dapat dilakukan untuk menerapkan beberapa kontor maya, adalah sebagai berikut:
Menyediaka suumber daya komputer
Menyediakan darana akses ke sumber daya informasi
Menyedikan peralatan nonkomputer
Menyiapkan sarana telepon yang dapat diahlikan
Menyedikan kelengkapan untuk panggilan konferensi
Membuat jadwal pertemuan komputer
Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur
Manfaat menerapkan kantor virtual dalam bisnis
Penerapan kantor virtual dalam dunia bisnnis memiliki beberapa manfaat aitu sebagai berikut:
Lebih fleksibel
Hemat biaya
Banyak pilihanpekerjaan
Penghasilan tak terbatas
Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
Keuntungan dan keruguan kantor virtual
Pelaksanaan kantor virtual tentu memiliki keuntungan dan kerugian. Berikut keuntungan dari kantor virtual
Penguranngan biaya fasilitas
Pengurangan biaya peralatan
Jaringan komunikasi formal
Pengurangan penghentian kerja
Kontribusi sosisal
Berikut adalah kerugian kantor virtual
Rasa tidak memiliki
Takut kehilangan pekerjaan
Semangat kerja yang rendah
Ketegangan keluarga
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN BUKU KE DUA
Kelebihan dari buku ke dua adalah :
Kata-katanya muda dipahami
Pembahasannya lengkap dan akurat
Tidak banyak pengulangan kata
Pada BAB I simbol sop dipisah membuat makin mudah dipahami
Kelemahan dari buku kedua adala sebagai berikut:
Hanya terdiri dari 4 BAB
Kurangnya gambar untuk jenis-jenis otomatisasi kantor
KESIMPULAN
Buku yang diterbitkan oleh penerbit YUDHISTIRA ini lebih mudah dipahami dan pembahasannya sangat lengkap serta mudah di mengerti.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULANPENUTUP
Dari kedua buku yang saya bandingkan ini dapat diambil kesimpulan bahwa perbedaan dari kedua buku tersebut adalah sebagai berikut:
Buku pertama menggunakan bahasa yang sulit dipahami, sedangkan buku kedua sangat mudah dipahami.
Buku pertama terdiri atas 5 BAB sedangkan buku kedua hanya terdiri atas 4 BAB.
Buku pertama menggunakan banyak tema berwarna orange dan lebih modern, sedangkan buku kedua sangat simpel karena hanya menggunakan warna biru hanya di setiap judul.
Buku pertama menuliskan pendapat para ahli lebih lengkap di bandingkan buku kedua
SARAN
Saran saya sebagai penulis dengan penggunaan kosa kata yang di mengerti akan lebih baik.
